Suatu organisasi tentu menjalankan aktivitas-aktivitas yang khas. Aktivitas tersebut bertujuan mencapai tujuan yang jelas dan spesifik.

Misalnya, organisasi yang bergerak di bidang finance. Organisasi ini menjalankan aktivitas yang khas seperti memproses invoicing, billing, risk management, dan sebagainya. 

Contoh berikutnya, organisasi sales dan marketing. Organisasi ini melakukan proses bisnis yang terdiri dari layanan pengiriman produk (product delivery), pengembangan produk (product development), hingga riset pemasaran. 

Aktivitas kedua organisasi ini berbeda, namun tujuannya sama-sama memberikan produk atau output yang bernilai untuk customer mereka. Jadi, apa itu proses bisnis? Berikut Sasana Digital bagikan penjelasannya.

Pengertian Proses Bisnis

Menurut Tech Target, proses bisnis adalah sebuah aktivitas atau sekumpulan aktivitas yang saling berintegrasi untuk mencapai tujuan spesifik dari sebuah organisasi. 

Lebih detail, proses bisnis diartikan sebagai rangkaian aktivitas yang terukur, terstruktur, berurutan, saling berkaitan dan saling bekerjasama untuk menghasilkan output (Bisa berupa produk maupun layanan) untuk customer/pelanggan. 

Tujuan proses bisnis adalah untuk mencapai goal tertentu dari sebuah organisasi. Goal tersebut harus berupa tujuan yang dibuat se-spesifik mungkin. 

Adapun dalam praktiknya, proses bisnis terbagi ke dalam beberapa sub-proses yang mempunyai atribut dan tugas yang berbeda-beda, namun memiliki tujuan yang sama.

Tujuannya menghasilkan output yang konsisten, bernilai, dan bermanfaat untuk customer.

Untuk mengukur keberhasilan sebuah proses bisnis, ada 2 cara yang bisa dilakukan organisasi. 

Pertama, organisasi memeriksa apakah semua tahapan diselesaikan dengan baik atau tidak. Kedua, organisasi mengevaluasi kualitas dari proses akhirnya. 

Bila nanti hasil atau outputnya tidak sesuai ekspektasi, organisasi bisa menjalankan beberapa strategi untuk melakukan perbaikan (improvement). 

Contohnya, meningkatkan transparansi proses bisnis untuk mencari tahu apa yang menyebabkan proses bisnis sebelumnya berjalan kurang efektif atau kontraproduktif.

Nah, kamu sudah tahu apa itu proses bisnis. Sekarang ketahui apa itu pemetaan proses bisnis.

Baca Juga: 5 Tips Belajar Bisnis Online dari Nol, Biar Makin Mudah!

Ciri Umum Pemetaan Proses Bisnis (Business Process Mapping)

Tahukah kamu bahwa proses bisnis erat kaitannya dengan aktivitas mapping? Apa itu mapping dalam kaitannya dengan proses bisnis? 

Pemetaan proses bisnis adalah suatu proses mendefinisikan dan memetakan apa yang dikerjakan organisasi, siapa saja yang bertanggungjawab, standar yang diharapkan dalam proses bisnis, dan tolok ukur kesuksesannya. 

Pemetaan ini membantu organisasi untuk dapat melihat operasi bisnisnya secara menyeluruh, jelas dan efektif.

Tentu saja, proses bisnis memiliki beberapa ciri-ciri yang khas. Berikut adalah ciri-ciri yang biasanya terdapat pada proses bisnis:

1. Definitif

Proses bisnis adalah hal yang terdefinisi serta memiliki batasan, input dan output yang jelas.

2. Sistematis (Berurutan)

Proses bisnis adalah suatu proses yang terdiri dari kegiatan yang memiliki urutan spesifik lintas ruang dan waktu.

3. Customer/Pelanggan

Proses bisnis harus memiliki customer atau pelanggan sebagai penerima hasil proses (output).

4. Nilai Tambah

Transformasi yang berlangsung dalam proses bisnis adalah sesuatu yang harus memberikan nilai tambah bagi customer atau pelanggan.

5. Hubungan/Keterkaitan

Proses bisnis adalah suatu proses yang tidak dapat berdiri sendiri. Didalamnya terdapat beberapa sub-proses yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu dari sebuah organisasi.

6. Fungsi Silang

Proses bisnis adalah proses yang dapat memiliki beberapa fungsi, tetapi ciri yang satu ini tidak bersifat wajib.

7. Pemilik Proses

Seringkali orang yang bertanggungjawab terhadap kinerja dan pengembangan berkesinambungan proses termasuk dalam ciri proses bisnis.

Baca Juga: Digital Marketing untuk UKM & UMKM dan Tips Memaksimalkannya

Macam-macam Proses dalam Bisnis

Proses bisnis terbagi ke dalam beberapa macam. Namun, secara umum proses bisnis terdiri dari 3 kategori berikut, yaitu:

1. Proses Manajemen

Proses manajemen mencakup hal-hal yang berkaitan dengan mengukur, memantau dan mengontrol aktivitas yang berkaitan dengan prosedur bisnis serta sistem. 

Sekilas, proses ini mirip seperti proses pendukung (akan dijelaskan di poin no. 3) karena tidak memberi nilai kepada customer secara langsung.

Beberapa contoh proses manajemen adalah komunikasi internal, perencanaan strategis (strategic planning), budgeting, infrastruktur atau kapasitas manajemen, manajemen strategis dan lain sebagainya.

2. Proses Operasional

Disebut pula proses utama (primer), proses operasional adalah suatu proses yang langsung berurusan dengan inti bisnis dan menyediakan produk/nilai untuk customer. 

Proses ini mengatur operasional sebuah sistem untuk mencapai tujuan bisnis, misalnya menghasilkan produk atau layanan yang bernilai. Didalamnya terdapat aktivitas bisnis yang esensial.

Contoh dari proses manajemen adalah melayani pesanan customer, memproses pembayaran produk, mengelola akun bank, advertising, marketing, pembelian, manufaktur, penjualan, dan lain sebagainya.

3. Proses Pendukung

Dikenal sebagai proses sekunder, proses pendukung bertujuan untuk menyokong proses inti. 

Dalam suatu organisasi, proses ini mencakup proses-proses yang bersifat back-office untuk menjaga fungsi bisnis berjalan dengan baik. 

Sama seperti proses manajemen, proses pendukung tidak memberikan nilai langsung kepada customer. 

Beberapa contoh proses manajemen adalah pusat bantuan, keuangan (accounting), sistem informasi, keamanan tempat kerja, human resources management dan recruitment, dsb.

Selain 3 kategori di atas, ada pula kategori proses bisnis lainnya yang dikelompokkan berdasarkan fungsi bisnis, diantaranya:

1. Proses bisnis akunting dan keuangan
2. Proses bisnis development business
3. Proses bisnis manajemen HR
4. Proses bisnis marketing dan sales
5. Proses bisnis product delivery

4 Aspek Utama Dalam Proses Bisnis

Proses bisnis terdiri dari beberapa aspek, yakni:

1. Interlocking Activities

Aspek ini menjelaskan bahwa proses bisnis terdiri dari fungsi bisnis yang terintegrasi dan saling bekerjasama satu sama lain untuk mencapai tujuan yang spesifik.

2. Across the Organization

Aspek ini mewakili proses bisnis terdiri dari kerjasama lintas departemen dan area fungsional dalam organisasi.

3. Predetermined Organizational Goal

Proses bisnis adalah proses yang dirancang untuk mencapai beberapa tujuan atau objektif yang telah ditentukan organisasi.

4. Customer Needs

Proses bisnis adalah proses yang bertujuan menghasilkan output yang bernilai bagi customer dan sesuai dengan kebutuhan customer.

Baca Juga: Apa Itu Riset Pasar? Ini Penjelasan Lengkap dan 5 Tipsnya!

Contoh Proses dalam Bisnis

Proses bisnis dapat dijumpai di berbagai skala organisasi, baik kecil maupun besar. Selain perusahaan dan UMKM, proses bisnis juga dijumpai pada universitas atau perguruan tinggi.

Perguruan tinggi merupakan suatu organisasi yang memiliki kumpulan kegiatan/pekerjaan terstruktur yang saling berkaitan untuk menghasilkan lulusan, penelitian, karya akademik dosen, dan sebagainya.

Dalam proses bisnis perguruan tinggi, terdapat 2 aktivitas yang dijalankan, yaitu:

1. Aktivitas Utama

Adalah aktivitas yang meliputi pelaksanaan proses belajar mengajar (baik yang bersifat degree maupun non degree), penelitian, penerimaan mahasiswa baru, kegiatan kerjasama dan pemasaran.

2. Aktivitas Pendukung

Adalah sejumlah aktivitas yang mendukung proses inti. Contohnya adalah layanan akademik, layanan sistem informasi, layanan sarpras (sarana dan prasarana), layanan keuangan, layanan kepegawaian, dan layanan kemahasiswaan.

Fungsi dan Manfaat Proses Bisnis

Berikut adalah beberapa fungsi proses bisnis:

1. Membantu manajer untuk membuat keputusan dalam menangani masalah yang muncul selama proses bisnis berjalan.
2. Membantu customer atau pelanggan dalam memperkirakan kapan proses bisnis dimulai, selesai, atau berlanjut.
3. Membantu para pekerja perusahaan (worker) dalam memahami apa tugas dan tanggungjawabnya dalam sebuah proses bisnis.

Proses bisnis memiliki beberapa manfaat, diantaranya:

1. Bila terdefinisi dengan baik, proses bisnis bisa membantu kesuksesan organisasi
2. Membantu organisasi mengidentifikasi aktivitas aktual yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan utama
3. Menyederhanakan pekerjaan menjadi tahap-tahap yang terstruktur dan berulang (repeatable) sehingga karyawan/pekerja mudah mengikutinya.
4. Membantu organisasi memprediksikan sumber daya yang mereka butuhkan secara lebih akurat (karena proses bisnis adalah proses yang menggunakan tahap-tahap yang berulang (Repeatable) dan menghasilkan outcome yang konsisten)
5. Meminimalisasi kemungkinan pekerja/karyawan melakukan penyimpangan dan aktivitas kontraproduktif
6. Memudahkan organisasi dalam mengukur tingkat efektivitas dan efisiensi aktivitas individu dalam tim
7. Membantu tim dalam mengidentifikasi kapan suatu teknologi perlu digunakan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses bisnis

Baca Juga: Baru Mulai Bisnis? Ini Dia 7 Manfaat dari Pemasaran Online

Penutup

Itulah pengertian proses bisnis dan serba-serbinya. Proses bisnis membentuk organisasi menjadi lebih efektif, produktif, dan akuntabel. Organisasi pun dapat menghasilkan output, berupa layanan atau produk, yang lebih bernilai tambah buat customer.

Selain itu, dengan memahaminya kamu sebagai pemilik bisnis bisa segera melihat bagaimana kondisi bisnismu saat ini dan melakukan beberapa penyesuaian. Tapi bagi yang belum memiliki bisnis, mungkin kamu bisa mulai dengan menyusun beberapa strategi sebelum membangun bisnis yang lebih sustainable nantinya.

Nah, setelah memahami apa itu proses bisnis, sekarang waktunya proses bisnis tersebut dipercepat melalui pemahaman konsep dasar digital marketing secara menyeluruh. Karena itu, kursus online ini adalah solusi yang tepat buat kamu!

Kursus online ini akan membahas hal-hal fundamental yang wajib diketahui, hingga strategi awal untuk segera mulai menyusun strategi digital marketing. Yuk, lihat kursusnya di sini!